Gmail PDF 自動化

以 Google Apps Script 將市場報告送達決策者，毋須伺服器

許多企業每週都收到結構相似的 PDF 文件——供應商報價、市場報告、物流單據、保險條款。閱讀與整理這些文件的工作幾乎全由人手完成：開啟附件、提取關鍵數字、填入試算表、發送摘要。問題不在於文件太多，而在於從「文件到達」到「資訊被使用」之間，存在一道不必要的人工關卡。

如果你的團隊已在使用 Google Workspace（Gmail、Google Drive、Google Sheets），有一個方法可以在不架設任何伺服器、不申請 IT 預算的情況下，將上述流程的相當部分自動化。工具名稱是 Google Apps Script。

一個真實的自動化流程

以香港一間航運公司為例。其業務團隊每日收到來自不同渠道的市場行情報告，格式不一，語言混雜，需要人手整理後才能判斷市場走勢。延誤往往以小時計算。

重新設計後的流程如下：系統透過 Google Apps Script 持續監測指定 Gmail 信箱，一旦偵測到含 PDF 附件的郵件，即自動提取文件，傳送至 Gemini 的原生 PDF 處理介面進行內容解析與摘要生成。摘要結果同步寫入 Google Drive 作審計記錄，並即時透過 Telegram Bot 推送至相關業務群組。整個流程從郵件到達至摘要送出，毋須任何人手介入。

這並非概念驗證，而是已在生產環境運行的交付成果。

Google Apps Script 是什麼

Google Apps Script 是 Google 內建於 Workspace 的自動化腳本平台，使用 JavaScript 語法撰寫，直接在 Google 的雲端環境執行，無需安裝任何軟件，亦無需自行管理伺服器。

對中小企而言，它有幾個實際優點：

• 免費包含於 Workspace 訂閱之內，無額外授權費用
• 與 Gmail、Drive、Sheets、Docs 原生整合，毋須第三方連接器
• 可設定時間觸發器，例如每日早上九時自動執行
• 可呼叫外部 API，包括各大 LLM 供應商的介面

它的限制同樣明確：單次執行上限為六分鐘，不適合處理大批量文件；對於需要每分鐘執行或涉及數千份文件的場景，應考慮正式的後端 Pipeline。

為什麼這個組合有效

Gmail 作為觸發點，契合大多數企業現有的文件接收習慣，無需改變供應商或客戶的發送方式。Gemini 的原生 PDF 支援省卻了傳統 OCR 流程的轉換步驟，對掃描件與排版複雜的文件同樣適用。Telegram 則解決了企業內部資訊傳遞的最後一步——報告不再停留在郵箱等人打開，而是主動送達決策者的手機。

三個工具各司其職，整合成本遠低於採購一套企業級文件管理系統。

基本流程架構

以下是整個自動化流程，全部在 Google 生態系統內完成：

Gmail 收件箱
    ↓ 觸發器：偵測含 PDF 附件的特定郵件（例如主旨含「Market Report」）
附件提取
    ↓ 將 PDF 儲存至指定 Google Drive 資料夾
Google Drive
    ↓ 讀取 PDF 內容（二進制轉 Base64）
Apps Script 呼叫 LLM API
    ↓ 文件內容連同提示詞送入 Gemini / Claude 等
結構化輸出
    ↓ 將摘要寫入 Google Sheets
    ↓ 透過 Telegram Bot 推送至業務群組

整個流程不涉及任何外部伺服器。所有文件均留存於你的 Google Drive，API 金鑰由 Apps Script 的 Properties Service 加密儲存，不會出現於程式碼之中。

三個實際應用場景

場景一：市場報告每日摘要

供應商或資訊服務每日發送行業報告 PDF，員工需人手閱讀並提取重點。自動化後：系統偵測郵件、提取附件、調用 LLM 生成三至五點重點摘要，於早上九時前發送至 Telegram 群組或寫入 Google Sheets 記錄欄。適用行業：物流、金融、保險、採購。

場景二：供應商報價比較

採購部門收到多份報價 PDF，需人手逐份開啟、複製數字至試算表，再手動比對。自動化後：系統從多封郵件提取 PDF，指示 LLM 從每份文件中抽取產品名稱、單價、交期、付款條件等欄位，統一寫入同一份 Google Sheets，自動生成比較表。注意：PDF 格式高度一致時，準確率明顯較高；格式差異大的供應商報價，需要人工審核步驟。

場景三：合約條款變動偵測

合作夥伴定期發送更新版本的服務條款或合約附件，員工需與舊版本逐段對照。自動化後：系統將新版 PDF 送入 LLM，指示其對照上一版本（亦儲存於 Drive）列出新增、修改、刪除的條款段落，以結構化格式輸出，供法律或管理層快速審閱。

Google Drive 在流程中的角色

Apps Script 與 Google Drive 的整合是此方案的核心優勢之一。PDF 附件從 Gmail 提取後，先存入 Drive 指定資料夾，再由腳本讀取，確保文件有備份並可重新處理。每次收到的文件以日期命名儲存，形成可查詢的歷史記錄，方便日後比對或審計。除 Gmail 觸發外，亦可設定 Drive 觸發器——當某個資料夾有新文件上傳時，自動啟動分析流程，適合非郵件來源的文件（例如員工手動上傳的掃描件）。Drive 的分享權限設定亦同時適用於自動化產生的分析結果，毋須額外建立存取控制機制。

固定範疇交付的意義

此類自動化項目的價值，在於需求清晰、邊界明確。企業無需聘用全職工程師，亦無需承擔長期維護合約。以固定範疇、固定費用的方式交付，完成後移交完整原始碼，企業保有完全自主權。對於正在評估 AI 導入路徑的管理層而言，文件自動化是風險最低、回報最直接的切入點之一——它不涉及核心業務系統的改動，卻能立即釋放人力資源用於更高價值的工作。如需了解完整的項目交付流程，可參考從洽談到交付的六個階段。

實際限制——決策前應知道的事

以下限制並非可以技術手段繞過，而是平台本身的設計邊界：

• 六分鐘執行上限：單次 Apps Script 執行最長六分鐘。若 PDF 文件較長、LLM API 回應較慢，可能觸及此上限。應對方法是拆分任務或使用批次執行，但這增加了設定複雜度。
• PDF 文字提取的前提：LLM API 接收 PDF 的方式是將文件轉為 Base64 格式傳送。若 PDF 是純圖像掃描件（即無文字層），部分模型可透過視覺理解處理，但準確率低於含文字層的 PDF，且 Token 消耗顯著增加。
• API 費用隨量增加：LLM API 按使用量計費。若每日處理數十份報告，月費可能達數百港元，視文件長度與模型選擇而定。應在部署前估算預期用量。
• 不適合即時回應場景：時間觸發器的最短間隔為一分鐘。若業務需要秒級回應，此方案並不適用。

何時應升級至正式 Pipeline

Apps Script 方案適合以下情境：已有 Google Workspace；文件量每日在數十份以內；流程相對固定；團隊無專職工程師。以下情境建議評估正式後端方案：

• 每日需處理數百份以上文件
• 需要與 ERP、CRM 等系統雙向對接
• 需要精細的錯誤處理與重試機制
• 需要符合特定合規或審計要求的日誌記錄
• PDF 來源格式多樣，需要自定義前處理邏輯

正式 Pipeline 的建置成本與複雜度均高於 Apps Script 方案，但在上述場景下，其可靠性與可擴展性是 Apps Script 無法提供的。如需了解文件自動化的完整技術框架，可參考AI 文件處理自動化：方法與成本；若考慮導入前的系統性評估，可參考導入 AI 之前，先回答這五個問題。